• poprzez rozłożenie w czasie możliwości zaliczenia określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodu (amortyzacja);
• poprzez wprowadzenie limitu wydatków określonego rodzaju, zaliczanych do kosztów uzyskania przychodu (np. limit wydatków na reprezentację i reklamę niepubliczną);
• poprzez wprowadzenie obowiązku przedstawienia dodatkowych, oprócz rachunków czy faktur, dowodów związanych z wydatkami (np. ewidencji przebiegu pojazdu);
• poprzez wykluczenie z kategorii kosztów uzyskania przychodu określonego rodzaju wydatków (np. odsetki od zaległości podatkowych);
• poprzez umożliwienie zaliczania do kosztów uzyskania przychodu wyłącznie wydatków ponoszonych w celu uzyskania przychodu (np. zakup nigdy nie używanych i nie aktywowanych telefonów komórkowych).

Zasadniczo jednak wydatki podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli:

• zostały należycie udokumentowane;
• zostały poniesione;
• wiążą się z przychodem;
• nie zostały wyłączone z kategorii kosztów uzyskania przychodów wyraźnym przepisem ustawowym.

Wydatki powinny być należycie udokumentowane. Co prawda w ustawie o podatku dochodowym nie znajdują się żadne regulacje ogólne dotyczące dokumentowania kosztów, wskazuje na to również część orzecznictwa, należy jednak wskazać jako najbezpieczniejsze rozwiązanie - dokumentowanie wydatków w taki sposób, jak to wskazują przepisy regulujące prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów albo ksiąg rachunkowych. Przepisy ustaw o podatku dochodowym nakładają czasem obowiązek dodatkowego dokumentowania niektórych wydatków, np. związanych z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych - poprzez prowadzenie kilometrówki.

Obowiązek poniesienia wydatku nie oznacza, że każdy wydatek stanowiący koszt uzyskania przychodu powinien zostać faktycznie wypłacony kontrahentowi. Wystarczy, że podatnik zostanie obciążony przez kontrahenta fakturą VAT, nawet jeżeli faktura ta nie zostanie zapłacona w terminie, czy też, jeżeli zawiera termin płatności.

Każdy koszt uzyskania przychodu powinien być poniesiony w związku z przychodem. Może to być zarówno przychód z działalności bieżącej, jak również przychód, którego wystąpienie podatnik przewiduje w przyszłości, a którego możliwość uzyskania obiektywnie wydaje się realna.

Jeżeli jednak wydatek został wymieniony w art.23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub w art.16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wówczas nie ma możliwości zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów.

Jednostki prowadzące księgi rachunkowe zaliczają do kosztów uzyskania przychodów wydatki dotyczące przychodów danego okresu. Stąd wynika m.in. potrzeba międzyokresowego rozliczania kosztów. Takie zasady mogą wprowadzić również osoby prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów, jednak tutaj zasadą jest zaliczanie do kosztów uzyskania przychodu wydatków w dacie ich poniesienia.

Koszty uzyskania przychodu dotyczą zawsze określonego źródła przychodów i pomniejszają one wyłącznie przychody z tego źródła przychodów w danym roku podatkowym (choć mogą pomniejszać przychodu z większej ilości transakcji w ramach tego samego źródła). Jeżeli podatnik ponosi koszty uzyskania przychodów

• ze źródeł, z których dochód podlega opodatkowaniu, oraz koszty związane z przychodami z innych źródeł;
• ze źródła, z którego część przychodów podlega opodatkowaniu, a część jest wolna od opodatkowania (z wyłączeniem źródeł przychodów określonych w art. 10 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy);

a nie jest możliwe ustalenie kosztów uzyskania przypadających na poszczególne źródła (czy przychody nie zwolnione z danego źródła), koszty te ustala się w takim stosunku, w jakim pozostają przychody z tych źródeł (przychody nie zwolnione) w ogólnej kwocie przychodów.

wyłączenia