SDWI oraz klonowanie DRA [2006.09.11)

Rzecznik Prasowy ZUS, pan Przemysław Przybylski, rozwiewa wątpliwości czytelników PIT.pl na temat składania DRA za pośrednictwem SDWI oraz odnośnie klonowania nieprawidłowych DRA firm jednoosobowych.

PIT.pl: Klonowaniem określa się czasem naliczanie przez system ZUS składek na ubezpieczenia przedsiębiorców, którzy nie mają obowiązku składania comiesięcznego deklaracji DRA. Jakie przyczyny uniemożliwiają "klonowanie" deklaracji DRA u płatników-przedsiębiorców opłacających składki wyłącznie dla siebie? Czy jest to m.in. nieprawidłowa deklaracja za okres bezpośrednio poprzedzający rozpoczęcie klonowania?

Przemysław Przybylski: Aby nastąpiło klonowanie deklaracji rozliczeniowej na kontach przedsiębiorców opłacających składki wyłącznie za siebie, muszą być spełnione następujące warunki:

• deklaracja rozliczeniowa za poprzedni miesiąc musi być złożona w terminie i poprawnie wypełniona (tzn. zidentyfikowana z płatnikiem i ubezpieczonym, nie posiadająca błędów formalnych bądź merytorycznych powodujących jej odrzucenie), z kodem tytułu ubezpieczenia uprawniającym do zwolnienia ze składania dokumentów rozliczeniowych i z kodem identyfikatora deklaracji z przedziału 01-39,
• każda z podstaw występujących w deklaracji musi być równa bądź większa od minimalnej podstawy wymiaru składek obowiązującej dla danego kodu tytułu ubezpieczenia (deklaracja zerowa może być złożona jedynie w sytuacji, gdy płatnik przez cały miesiąc nie miał obowiązku opłacania składek z powodu pobierania zasiłku chorobowego),
• deklaracja rozliczeniowa, na podstawie której następuje klonowanie, musi być złożona za pełny miesiąc prowadzenia działalności (tzn. nie może następować w trakcie tego miesiąca oraz miesiąca, na który następowałoby klonowanie dokumentu, wyrejestrowanie płatnika składek).

Jeżeli któryś z tych warunków nie jest spełniony, ZUS nie utworzy systemowo deklaracji rozliczeniowej i płatnik musi złożyć taką deklarację sam.

PIT.pl: Proszę bliżej wyjaśnić użytkownikom, jaka jest zależność pomiędzy Systemem Dwustronnej Wymiany Informacji a przedkładaniem (rejestracją) przez biura rachunkowe pełnomocnictw w ZUS i czy taka zależność w ogóle istnieje?

Przemysław Przybylski: Dotychczasowy system przekazu elektronicznego umożliwiał użytkownikom programu Płatnik jedynie wysyłanie do ZUS zestawów dokumentów oraz odbieranie potwierdzeń ich wysłania. W tym systemie jednostronnej komunikacji elektronicznej, rejestrowanie upoważnień klientów dla biur rachunkowych nie było konieczne.
W systemie dwustronnej wymiany informacji (SDWI) wprowadzona została nowa funkcjonalność, pozwalająca na przekazywanie płatnikom przez ZUS wyciągów z Centralnego Rejestru Ubezpieczonych (CRU).

O taki wyciąg mogą występować zarówno sami płatnicy, jak i obsługujące ich biura rachunkowe. Z tym, że w przypadku biur skorzystanie z usługi wymaga zarejestrowania upoważnienia. Bez niego Zakład nie przekaże danych dotyczących osób ubezpieczonych, ponieważ nie może udostępniać ich podmiotom nieupoważnionym. W związku z tym odpowiedzią na wysłanie zamówienia na wyciąg z CRU przez podmiot, który nie zarejestrował upoważnienia będzie komunikat o braku możliwości realizacji takiego zamówienia.

Warto zaznaczyć, że usługa dostępu do CRU jest wprowadzana etapami i może się zdarzyć, że część płatników (a także część biur rachunkowych) nie może jeszcze z niej korzystać. Ale najpóźniej w październiku wszyscy powinni mieć już dostęp.

PIT.pl: Czy w związku z powyższym nadal możliwe jest przesyłanie deklaracji drogą elektroniczną przez biura rachunkowe płatników bez rejestracji pełnomocnictwa?

Przemysław Przybylski: Zgodnie z par. 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 lipca 2001r. w sprawie warunków, jakie muszą spełnić płatnicy składek przekazujący dokumenty ubezpieczeniowe w formie dokumentu elektronicznego poprzez teletransmisję danych, płatnicy składek zwolnieni są z obowiązku posiadania klucza prywatnego i klucza publicznego, jeżeli do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej upoważnili inną osobę fizyczną lub prawną.

W związku z powyższym biura rachunkowe, które przekazują dokumenty ubezpieczeniowe w imieniu innych płatników, powinny posiadać upoważnienia do komunikacji z ZUS w ich imieniu. Upoważnienia powinny zostać zarejestrowane w ZUS. Dzięki rejestracji upoważnień Zakład ma możliwość sprawdzenia, czy dokumenty ubezpieczeniowe płatnika przekazuje podmiot, który faktycznie został do tej czynności upoważniony.

Obecnie możliwe jest jeszcze przekazywanie przez biura rachunkowe dokumentów w imieniu innych płatników pomimo braku rejestracji ważnego upoważnienia. Jednak w przypadku przekazania dokumentów przez podmiot nieuprawniony, w potwierdzeniu przekazania dokumentów Zakład umieszcza komunikat, informujący o braku stosownego upoważnienia. Komunikat ten jest dla podmiotu wysyłającego dokumenty sygnałem zwracającym uwagę na konieczność dopełnienia obowiązku  rejestracji upoważnienia.

Zastosowanie takiego rozwiązania pozwala płatnikom na zapoznanie się z obowiązującymi przy rejestracji upoważnień procedurami oraz daje im czas na dopełnienie formalności. Wprowadzenie przez ZUS okresu przejściowego ma umożliwić biurom rachunkowym, które często obsługują dziesiątki podmiotów, rejestrację wszystkich posiadanych upoważnień.

PIT.pl: A od kiedy składanie deklaracji bez zarejestrowanego pełnomocnictwa nie będzie już możliwe?

Przemysław Przybylski: O terminie, w którym przekazywanie dokumentów w imieniu innych podmiotów bez rejestracji ważnego upoważnienia nie będzie już możliwe Zakład poinformuje płatników z odpowiednim wyprzedzeniem. 

PIT.pl: Dziękuję za wypowiedź.

powrót do listy aktualności