Redakcja odpowiada

Numeracja faktur

Faktura powinna zawierać numer kolejny, co oznacza, iż w jakimś przyjętym przez podatnika okresie powinien to być numer następny. Numeracja może obejmować miesiące, kwartały, lata, całość działalności podatnika - wg jego wyboru. Wystarczy przyjąć i konsekwentnie stosować jakąś zasadę.

Wydaje siÄ™, że od nowego roku przypadku numeracja powinna być nowa. Skoro podatnik numeruje faktury co roku od nru 1, to pierwsza faktura wystawiona w danym roku powinna mieć nr 1. Faktury sÄ… bowiem dokumentami tworzonymi dla potrzeb VAT, a nie dla celów podatku dochodowego (faktury dotyczÄ… roku poprzedniego).

W przypadku numeracji faktur odnośnie okresu, w jakim wykonano usługi (np. w numerze ubiegły rok bo sprawa dotyczy roku ubiegłego), istnieje zagrożenie, że na początku roku podatnik wystawi raz fakturę do roku poprzedniego (stara numeracja), potem do nowego (nowa numeracja), a kolejna dotyczyć będzie roku poprzedniego (stara numeracja). Stąd też takiej metody nie należy zalecać. (odpowiedź nr 784).

Co do zasady nie ma możliwoÅ›ci dokonywania korekty numeru faktury. FakturÄ™ wystawia siÄ™ z okreÅ›lonym numerem - i pod takim numerem dana faktura musi pozostać.  W celu zapewnienia rzetelnoÅ›ci w ewidencji wystarczy doÅ‚Ä…czyć do faktury karteczkÄ™ z opisem sytuacji - dlaczego wystawiono taki numer (albo opisać jÄ… na odwrocie) - dla pamiÄ™ci, aby za kilka lat nadal byÅ‚o wiadomo, dlaczego powstaÅ‚a przerwa w numeracji. Wystawienie korekty nie bÄ™dzie możliwe, bowiem nieprawidÅ‚owo nadany numer jest rzeczywistym (czyli prawidÅ‚owym) numerem danej faktury (odpowiedź nr 27647).

Jeżeli firma przyjęła zasadÄ™ na poczÄ…tku roku, że bÄ™dzie oddzielna numeracja dla niektórych firm (w numerze np. PP - skrót firmy), to takie oznaczenie jest poprawne. Istotne jest wyÅ‚Ä…cznie numerowanie faktur, a zatem może być odrÄ™bna ich numeracja dla poszczególnych przedsiÄ™biorców (odrÄ™bne oznaczenie faktur dla każdego przedsiÄ™biorcy) (odpowiedź nr 27471).

W sytuacji gdy ostatnia faktura w 2008 roku miaÅ‚a numer 79/08, wÅ‚aÅ›ciwym bÄ™dzie nadanie fakturze kolejnego numeru - bÄ™dzie to numer 1/09. Numeracja 80/09 pozostawia wÄ…tpliwość wskazujÄ…cÄ…, że w 2009 r. wystawiono już 79 faktur, których nie ujÄ™to w ewidencji VAT. Niemniej dopuszcza siÄ™ również stanowisko, że kolejnym numerem jest numer 80 z oznaczeniem nowego roku (odpowiedź nr 23867).

ObowiÄ…zkiem jest każdej kolejnej fakturze nadawać numer o 1 wiÄ™kszy, lecz jak rozwiÄ…zać ten problem, prowadzÄ…c kilka punktów sprzedaży, z których każdy wystawiaÅ‚by faktury VAT? W takiej sytuacji należy wprowadzić oznaczenia identyfikujÄ…ce punkt sprzedaży (liczbowe, sÅ‚owne, skrótowe itp.) i prowadzić kilka numeracji kolejnych - odrÄ™bnie, np: 1/01/2008, 2/01/2008, 3/01/2008 ... i zarazem 1/02/2008, 2/02/2008, 3/02/2008 (odpowiedź nr 20467).

Sposób numerowania faktur, ukÅ‚ad numeru, jest dowolny Może być tyle zÅ‚amaÅ„ na fakturze ilu posiada firma pracowników, byle w ramach zÅ‚amania numeracja byÅ‚a kolejna, np. 1/ZZ/2006, 2/ZZ/2006, 3/ZZ/2006 a zarazem 1/ZA/2006, 2/ZA/2006, 3/ZA/2006 itd. (odpowiedź nr 14729).

Gdy firma ma luki w numeracji kolejnej faktury sprzedaży, to trzeba zwrócić uwagÄ™ na to, że kolejna faktura jest nadana z wÅ‚aÅ›ciwym numerem, nawet jeÅ›li nie jest on kolejnym, bezpoÅ›rednio nastÄ™pnym numerem - nastÄ™pujÄ…cym po poprzedniej fakturze. Niemniej w przypadku mniejszej wagi kto wbrew obowiÄ…zkowi nie wystawia faktury lub rachunku za wykonanie Å›wiadczenia, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania - podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. W razie kontroli wystÄ…pi podejrzenie wystawienia faktur i ich niezaksiÄ™gowania (odpowiedź nr 19414).

A co trzeba zrobić gdy np. w ostatnim dniu miesiÄ…ca wypisano fakturÄ™ z numerem 33/2007 i inna osoba nie kontaktujÄ…c siÄ™ ze mnÄ… wypisaÅ‚a innej firmie tego samego dnia też fakturÄ™ z numerem 33/2007. W takiej sytuacji nic nie da siÄ™ zrobić, numeru faktury nie da siÄ™ skorygować, gdyż faktura ma numer, który jej nadano, nieprawidÅ‚owo, ale jednak. Koniecznie opisać obie faktury (odpowiedź nr 9364).