Pytania czytelników:

nietypowe dowody księgowe

Redakcja odpowiada

Nietypowe dowody księgowe w KPiR

Na powyższy problem napotykają przede wszystkim podatnicy dokonujący zakupów od osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej (np. na pchlich targach, sprzedażach rzeczy używanych itp.). Sytuacja jest o tyle nietypowa, że osoby fizyczne nie chcą dawać jakichkolwiek dowodów potwierdzających dokonanie transakcji. Niemniej dowodem księgowym może być w tym przypadku rachunek, wystawiany przez osobę fizyczną. Musi on stwierdzać kto, komu, co, kiedy i za ile sprzedał oraz zawierać podpis danej osoby. Dane osobowe z rachunku to imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi. Powinny one znajdować się na wystawianym rachunku (Odpowiedź nr 27528).

Z racji na fakt, że wystawienie rachunku to przede wszystkim podpisanie druku akcydensowego (czyli prostego druku rachunku) przez osobę fizyczną sprzedającą towar na rzecz przedsiębiorcy praktykuje się „podstawienie do podpisania” tego dokumentu. Pamiętajmy jednak o jego numeracji, by zgadzała się z innymi rachunkami wystawianymi wcześniej przez osobę fizyczną innym podmiotom. Podobnie księgowanie może odbywać się na podstawie zawartej między stronami umowy pisemnej, o czym szerzej - poniżej.

Innym problemem z jakim spotykają się drobni przedsiębiorcy jest księgowanie kosztu ubezpieczenia samochodu. Tu księgowanie tak naprawdę odbywać może się na podstawie wielu dowodów. Może nim być bowiem bankowe potwierdzenie transakcji, zestawienie transakcji bankowych, ale również i sama polisa. Stanowi ona dowód księgowy pod warunkiem, że zawiera informacje kto, komu, kiedy, ile i za co zapłacił oraz zawiera podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych (Odpowiedź nr 28209).

W praktyce kłopotem jest, to by polisa dokumentowała nie tylko samą wysokość składki ale potwierdzała jej zapłacenie (pozostałe warunki są z reguły spełnione). Polisa powinna więc zawierać stwierdzenie, że strony dokonały zapłaty (np. zapłacono gotówką kwotę xxx).

Na podobnej zasadzie księgować można na podstawie zawartej umowy sprzedaży. Umowa sprzedaży zawierająca pokwitowanie zapłaty jest wystarczającym dowodem księgowym. Warto jednak sformułować ją tak, żeby było wiadomo, czy cena jest wyrażona w euro czy w złotówkach, żeby było wiadomo, czy należy rozliczać różnice kursowe z powodu płatności walutowych, czy też nie (ta forma przydaje się przede wszystkim w transakcjach zagranicznych lub przy wspomnianych już zakupach u osób fizycznych), odpowiedź nr 29196.

Problemem jest również księgowanie na podstawie przesyłanych przez bank drogą elektroniczną bankowych potwierdzeń transakcji lub też bankowych zestawień transakcji na koncie. Tu zastanawiający jest brak podpisu wystawcy na wskazanym dokumencie. Po kilkukrotnym sporze z organami skarbowymi utarł się pogląd, że prawo bankowe pozwala na brak podpisu na takim dokumencie zarówno w przypadku wydania go w placówce bankowej, jak i przesłania go drogą elektroniczną. W praktyce zatem urzędnicy akceptują wydrukowane z komputera dokumenty jako poprawne dowody księgowe i nie kwestionują poprawności ich wystawiania. A zatem potwierdzenie dokonania transakcji, wystawione poprzez Internet przez bank, wydrukowane (zeskanowane) i zawierające informacje kto, komu, kiedy, ile i za co zapłacił, może stanowić dowód księgowy, będący podstawą wpisu do KPiR (Odpowiedź nr 28687).

Taki sam problem dotyczył ostatnio faktur elektronicznych. Tu jednak urzędnicy nie pozwalali wprowadzać do kosztów faktur przesyłanych przez Internet na maila użytkownika bez certyfikacji takiej faktury podpisem elektronicznym. Co ciekawe praktyka ta była bardzo częsta – zapewne z tego powodu, że po wydrukowaniu dokumentu nie różnił się on niczym od tradycyjnej faktury. W trakcie kontroli krzyżowej mogło okazać się jednak, że podmiot przesyłający plik - rzeczywiście wysyłał tylko faktury drogą mailową - a przy takim założeniu organ podatkowy był dotychczas uprawniony do zakwestionowania faktur. Oczywiście jak wskazano – praktyka oraz prawo podatkowe pozostawały w tej kwestii – rozbieżne (Odpowiedź nr 22330).

Ostatni wyrok NSA w tej sprawie zrównuje jednak e-faktury przesyłane na mail z innymi i pozwala na wydrukowanie jej i rozliczenie jako dokument księgowy w kosztach.

Problemem pozostaje również dokumentowanie transakcji na podstawie przelewów bankowych i kart płatniczych. Pamiętajmy, zakupy kartą kredytową (rozróżniamy tutaj kartę płatniczą, debetową – od kredytowej) nie będą podstawą do wprowadzenia do KPiR. Podobnie dowodem księgowym nie będzie papierowe potwierdzenia płatności dokonanych kartą kredytową. Dokument taki nie zawiera bowiem stwierdzenia za co jest ponoszona opłata (koszt). Połączenie z wydrukiem z aukcji online czy z innym dokumentem nic nie da - informacja określająca przedmiot umowy (płatności) musi znaleźć się na wyciągu z karty kredytowej. Zatem płacąc kartą zawsze żądać należy faktury lub rachunku (Odpowiedź nr 27517).

Podobnie kłopotliwe jest księgowanie wydatków dokonywanych poprzez system Pay-Pal. System ten na dowodzie transakcji wskazuje, że sprzedawcą albo odbierającym płatność jest tylko adres email, a nie pełne dane osoby. Zgodnie zatem z zasadami prowadzenia KPiR dowodem księgowym może być dokument zawierający m. in. nazwę i adresy uczestniczących w operacji gospodarczej. Skoro w dowodzie przedstawianym przez PayPal nie ma takich informacji - nie może on stanowić dowodu księgowego, akceptowanego przez Urząd Skarbowy (Odpowiedź nr 24797).

Dodajmy jednak, że zdania w tej sprawie są podzielone (PayPal jest systemem płatności bankowych w Luksemburgu co wskazywałoby na poprawność rozliczania dowodów księgowych bez konieczności spełniania dodatkowych wymogów).

Skoro przedsiębiorcy mają problem z kartą płatniczą i PayPal, podobny problem może ich trapić w związku z rozliczaniem kosztów pocztowych (np. kosztów wysyłki). Poczta często bowiem nie wystawia faktury lub też wysyłający zapomni o nią poprosić. W tym przypadku potwierdzenie nadania stanowi dowód księgowy (zawiera określenie wiarygodnego wystawcy). Za dowody księgowe w świetle wyraźnych wskazań przepisów uważa się bowiem dowody opłat pocztowych (Odpowiedź nr 29283). Dodajmy, że na tej samej zasadzie do KPiR wpisywać możemy dowody opłat bankowych.

Oczywiście praktyka pokazuje, że wiele innych, nieomówionych powyżej dowodów może stanowić zagwostkę zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla doświadczonych księgowych. Temat zatem pozostanie otwarty, a w ramach systemu e-porady.pit.pl nie raz postaramy się pomóc w jego rozwiązaniu.

Opracował: Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki
na bazie www.e-porady.pit.pl

Data publikacji: 04.02.2010

Reklama

Pytania czytelników:

Redakcja odpowiada

Nietypowe dowody księgowe w KPiR