W największym skrócie metoda kasowa polega na zaliczeniu wydatku do kosztów uzyskania przychodu w dacie jego poniesienia, bez względu na datę uzyskania przychodu. Dzień poniesienia wydatku może być pojmowany różnie, pojęcie to nie zostało zdefiniowane w ustawie. Należy przyjąć, że jest to dzień:

• obciążenia podatnika przez kontrahenta, np. poprzez wystawienie faktury czy rachunku, noty, pod warunkiem, że podatnik zaakceptuje dokument obciążeniowy;
• faktycznej zapÅ‚aty w przypadku wydatków:
  • w stosunku do których ustawa stawia warunek faktycznej zapÅ‚aty w celu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów (np. wynagrodzenia, odsetki);
  • ponoszonych bez wystawiania dokumentów obciążeniowych, ewentualnie przed obciążeniem.

Z kolei metoda memoriałowa polega na zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodu:

• kosztów bezpoÅ›rednich, które można bezpoÅ›rednio powiÄ…zać z okreÅ›lonymi przychodami, w dacie uzyskania przychodu (np. wydatek na zakup towarów bÄ™dzie kosztem uzyskania przychodu w dacie sprzedaży towaru);
• kosztów poÅ›rednich, zwiÄ…zanych ogólnie z caÅ‚Ä… dziaÅ‚alnoÅ›ciÄ… podatnika, których nie można bezpoÅ›rednio powiÄ…zać z okreÅ›lonymi przychodami, w dacie poniesienia wydatku (np. wydatek na zakup usÅ‚ug telekomunikacyjnych jest zwiÄ…zany z ogółem przychodów podatnika, jest to po prostu ogólny koszt funkcjonowania firmy).

Ustawa określa metodę memoriałową jako zasadę, w myśl której koszty są potrącane tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą, tj. są potrącalne także koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego oraz określone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że zarachowanie ich nie było możliwe; w tym wypadku są one potrącalne w roku, w którym zostały poniesione.

Podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów mają możliwość rozliczania kosztów uzyskania przychodów metodą kasową albo metodą memoriałową. Wyboru dokonuje podatnik, jednak w przypadku wyboru metody memoriałowej warunkiem jest, aby stale w każdym roku podatkowym księga była prowadzona w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

Niezależnie od sposobu rozliczania kosztów uzyskania przychodów, podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów mogą stosować dwie metody ujmowania w księdze przychodów:

• w dniu poniesienia uzyskania przychodu;
• w dniu wystawienia faktury.

Brak jest obowiązku dokonywania jakichkolwiek zgłoszeń wybranego sposobu prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

dokumentacja zakupów