Pytania czytelników:

Rozliczenie roczne, koszty uzyskania przychodów pracownika

Przede wszystkim stwierdzić należy, że koszty ustala się za każdy miesiąc pracy danego pracownika. Płatnik w PIT-11 wskazuje koszty uzyskania faktycznie przez niego potrącone w danym roku podatkowym, a zatem za miesiące roku poprzedniego, zgodnie z kosztami rozliczanymi na PIT-11. Natomiast pracownik w PIT-11 uwzględnia koszty za cały okres pracy w danym roku, a zatem za 12 miesięcy (Odpowiedź nr 28832).

Gdyby zdarzyła się sytuacja, że np. 10 sierpnia 2009 wypłaca się pracownikowi wynagrodzenie za lipiec. 31 sierpnia 2009 wypłaca wynagrodzenie za sierpień, to zarówno koszty uzyskania przychodu, jak i ulgę 1/12, uwzględniać należy w takim przypadku jeden raz. Wynika to z tego, że dla pracownika dochodem jest kwota będąca pochodną sumy wszystkich wypłat w danym miesiącu, a nie każda kwota wypłacona oddzielnie (Odpowiedź nr 26981).

Pracownik natomiast rozlicza koszty w rozliczeniu za miesiące faktycznej pracy.

Ryczałtowa wartość kosztów przysługuje niezależnie od tego, czy pracownik wykonywał czynności 1 dzień w danym miesiącu, czy też był zatrudniony przez okres całego miesiąca. Limit kosztów pozostaje niezmieniony. Koszty uzyskania przychodów należą się więc pracownikowi w pełnym wymiarze. Potwierdził to  Urząd Skarbowy w Nysie w interpretacji z 24 czerwca 2006 r. (PDB/415-15/ BJ/06). W interpretacji organ podatkowy zwrócił uwagę, że za dochód stanowiący podstawę do naliczenia zaliczki uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody (w rozumieniu art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacone przez płatnika, po odliczeniu kosztów uzyskania w wysokości określonej w art. 22 ust. 2 oraz po odliczeniu potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenia chorobowe. Płatnicy pobierają zatem zaliczki na podatek dochodowy wyłącznie w tych miesiącach, w których podatnik uzyskał przychód ze stosunku pracy (Odpowiedź nr 16726). Dodajmy że podatnicy uwzględniają zatem koszty za nie za miesiące, w których uzyskali przychód, lecz za miesiące, w których faktycznie pracowali.

Limit kosztów nie zależy również od tego, czy pracownik zarobił w danym miesiącu 100 zł czy 1000 zł. Przychód może być zatem niższy niż koszty – a koszty przysługują w pełnym wymiarze. Taka sytuacja może interesować przede wszystkim podatników, którzy będąc zatrudnieni na umowę o pracę prawie cały miesiąc danego roku przebywali na urlopie bezpłatnym i uzyskali za ten miesiąc wynagrodzenie w kwocie 98 zł brutto. Wówczas koszty przysługują za każdy z miesięcy pracy – w pełnym wymiarze. Oczywiście koszty ryczałtowe przysługują wyłącznie za miesiące, w których pracownik uzyskuje wynagrodzenie ze stosunku pracy. Gdyby np. w roku podatkowym zdarzyło się, że pracownik uzyskiwał wynagrodzenie tylko przez kilka miesięcy, to ryczałtowe koszty przysługują mu tylko za ten okres - co oznacza że nie będą to łącznie koszty 1335 zł rocznie (Odpowiedź nr 25538).

Limit kosztów może się zmieniać w zależności od tego, czy pracownik uzyskuje wynagrodzenie z jednego stosunku pracy, czy z wielu oraz czy zamieszkuje w miejscowości, w której ma siedzibę zakład pracy, czy też jest pracownikiem dojeżdżającym. Pracownik powinien poinformować o fakcie, że dojeżdża do zakładu pracy spoza danej miejscowości.

Wówczas zaliczki na podatek dochodowy zostaną odpowiednio pomniejszone, a pracodawca będzie dla ustalania tych zaliczek ustalał wyższe koszty uzyskania przychodów. Jeżeli informacja nie zostanie przekazana, pracodawca stosuje koszty jak dla pracownika miejscowego. Pracownik może niezależnie od tego czy złożył oświadczenie, czy też nie, zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodów we własnym zeznaniu rocznym.

Jeżeli pracownik uzyskuje wynagrodzenie z wielu stosunków pracy, to każdy zakład pracy zaliczkę obniża o koszty uzyskania przychodów. Nie ma możliwości, by pracodawca nie pobierał kosztów, gdy pracownik tego nie chce (wiele stosunków pracy generuje sytuację, w której zaliczki obniżane SA o wyższą kwotę niż roczny limit kosztów, a tym samym przy rozliczeniu rocznym wystąpi należność do zapłaty). Ma on obowiązek pobrać zaliczkę na podatek od przychodu po obniżeniu o koszty jego uzyskania. Można jednak wystąpić do pracodawcy o pobór zaliczki na podatek według wyższej stawki wynikającej ze skali podatkowej, co może zrekompensować nie akceptowane przez pracownika skutki rozliczenia kosztów uzyskania przychodów (Odpowiedź nr 27568).

Podatkowo, zatrudnienie na wiele umów o pracę może okazać się korzystne. Deklaracje PIT-11 powinny być przesyłane z zakładów pracy za cały rok podatkowy. O tym, jakie koszty przysługują decydować będzie umowa zawarta z pracodawcą, a zatem stan faktyczny. Każdy z tytułów łączących z pracodawcą daje prawo do obniżania wynagrodzenia o koszty uzyskania. Roczny wymiar ryczałtu kosztów nie może przekroczyć:

• w przypadku pracownika miejscowego 1.335 zł z jednej umowy 2.002 zł 05 gr z wielu umów

• w przypadku pracowników dojeżdżających 1.668 zł 72 gr z jednej umowy 2.502 zł 56 gr z wielu umów.

A zatem możliwym jest również, że wystąpią koszty za więcej niż 12 miesięcy - łącząc bowiem wielu pracodawców takie koszty mogą wystąpić (Odpowiedź nr 24870).

Roczny limit kosztów nie może być natomiast przekroczony. A zatem praca na dwóch niezależnych umowach o pracę przez cały rok nie będzie już taka korzystna. Limity te nie mogą bowiem przekroczyć 2.002 zł 05 gr z wielu umów dla pracowników miejscowych oraz 2.502 zł 56 gr z wielu umów – dla pracowników dojeżdżających (Odpowiedź nr 18584).

Opracował: Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki
na bazie www.e-porady.pit.pl

Data publikacji: 17.03.2010