Pytania czytelników:

gdy ruszamy w delegację...

Redakcja odpowiada

Gdy ruszamy w delegację...

Podatnik, który wyjeżdża służbowo ma przede wszystkim prawo do diety z tytułu podwyższonych kosztów utrzymania w czasie takiego wyjazdu. Co ciekawe, przysługuje ona nie tylko pracownikowi, ale również samemu przedsiębiorcy wyjeżdżającemu poza siedzibę przedsiębiorstwa. Właściciel może rozliczać diety z tytułu podróży służbowej (zalicza je do kosztów uzyskania przychodów na podstawie dowodu wewnętrznego). Kosztów nie będą stanowić jednak diety w wysokości wyższej, niż limit przysługujący pracownikom, wskazany tutaj, (Odpowiedź nr 29570).

Dla właściciela przedsiębiorstwa inne koszty wyjazdu należy rozliczać jako zwykłe koszty działalności, a zatem posiadać odpowiednie dowody księgowe w celu rozliczenia wydatków w KPiR. W koszty działalności wliczyć można więc wydatki faktycznie poniesione w związku z wyjazdami, np. koszty zakwaterowania w hotelu, przejazdów pociągiem czy taksówką, udokumentowane fakturami VAT lub rachunkami (Odpowiedź nr 29318).

Co do dowodów księgowych, warto zwrócić uwagę, że w przypadku zakupu za granicą paliwa, dowodem księgowym mogą być również paragony lub dowody kasowe, zaopatrzone w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu przedsiębiorca musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru (Odpowiedź nr 29570).

Jeżeli w czasie wyjazdu przedsiębiorca używa samochodu prywatnego (który nie jest środkiem trwałym lub składnikiem majątku przedsiębiorstwa) wydatki na paliwo zaliczać do kosztów należy na podstawie ewidencji przejechanych kilometrów. Do KPiR koszty takie wpisuje się w jednej pozycji po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu (Odpowiedź nr 29570).

W przypadku pracowników podstawowym problemem jest rozliczanie nadgodzin. Pracownicy pytają przede wszystkim, czy powinni otrzymywać również dodatek za nadgodziny przepracowane w czasie delegacji. Odpowiedź brzmi nie, w czasie delegacji nadgodziny należą się tylko w przypadku pracy ponad normalny, standardowy czas pracy. Samo przebywanie w delegacji przez kilka dni nie oznacza, że pracownik cały czas jest w pracy. Liczy się wyłącznie czas faktycznie poświęcany dla pracodawcy. W szczególności droga w delegacji nie jest świadczeniem pracy ani nawet pozostawaniem w gotowości do jej wykonania. Jak wskazał SN w wyroku z 23 czerwca 2005 r. (sygn. akt II PK 265/04, OSNP z 2006 r): "czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 par. 1 k.p.), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy (nie mogą być od niej odliczone), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy mają w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczuplają limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku" (Odpowiedź nr 29559).

Nurtującym cały czas i aktualnym problemem jest, czy gdy pracownik ma zapewniony hotel ze śniadaniem i lunch może otrzymać dietę w pełnej wysokości. W takim przypadku pracownikowi dieta nie będzie przysługiwała, jeżeli zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Nie ma możliwości ustalania wysokości diety proporcjonalnie - do części dnia, w której pracownikowi nie zapewniono wyżywienia. W takim przypadku zatem pracownik skorzysta z diety w wysokości ustawowo wskazanej, zależnej od czasu przebywania w delegacji. Dieta sie zatem należy - nie ma zapewnionej bowiem kolacji (Odpowiedź nr 17584).

Przypomnijmy przy tym, że diety i świadczenia związane z wyjazdem pracownika stanowią dla niego przychód zwolniony z opodatkowania i ze składek ZUS. Inaczej jest w przypadku rozliczania pracownika zatrudnionego na podstawie innej umowy. Przykładowo, w przypadku delegacji osoby zatrudnionej na podstawie umowy o dzieło zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym podlegają uzyskane przez osobę niebędącą pracownikiem kwoty z tytułu wykorzystywania prywatnego samochodu - do wartości limitu dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Limity te znajdują się również tutaj. Zwrot taki podlega jednak składkom ZUS (tylko zatrudnieni na podstawie umowy o pracę nie wliczają zwrotu do podstawy składek ZUS). Zwrot ponad kwotę kilometrówki jest oczywiście umownie możliwy, niemniej będzie podatkowo nieopłacalny (będzie stanowił przychód pracownika). Podwyższony zwrot z tytułu jazdy samochodem prywatnym w delegacji nie będzie również stanowił kosztu uzyskania przedsiębiorcy. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę (umownie możliwy jest zwrot wyższej wartości). Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (Odpowiedź nr 29546).

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.

A zatem jeżeli jakieś wydatki są ustalane ryczałtowo, to pracownik nie przedstawia w tym celu dokumentów poniesienia faktycznie kosztów (Odpowiedź nr 26180).

Problemem jest również wyjazd w delegację osoby współpracującej. Dieta za czas podróży służbowej wypłacona osobie współpracującej stanowi u przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodów, pod warunkiem istnienia związku między przychodami firmy i odbywaną podróżą służbową. Zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy (interpretacja indywidualna z dnia 07.05.2008 r., sygn. ITPB1/415-94/08/PSZ) „w przypadku świadczenia pomocy bez umowy albo na podstawie ogólnej umowy o współpracy nie przewidującej wynagrodzenia nie wystąpią żadne obowiązki płatnika PIT. Można uznać, że w takich sytuacjach zawarto ustnie umowę zlecenia bez wynagrodzenia. Jeżeli osoba, nawet krewny, czy nawet osoba współpracująca ZUS, świadczy dla firmy swoje usługi nieodpłatnie, nawet bez zawartej umowy, czy na podstawie umowy o współpracę, to oznacza to, że zawarto ustnie albo pisemnie (umowa o współpracy) umowę zlecenia. Być może nawet jest to umowa o pracę. Świadczenia z takich umów podlegają opodatkowaniu u przedsiębiorcy jako nieodpłatne świadczenia” (Odpowiedź nr 27112).

W przypadku ustalenia diety w podwyższonym limicie cała wartość diet dla pracownika stanowić będzie koszt uzyskania przychodów spółki. Nadwyżka ponad limity ustawowe będzie przychodem pracownika podlegającym opodatkowaniu. Podwyższy ona podstawę składek ZUS (emerytalnej, rentowej, wypadkowej, chorobowej) oraz składki zdrowotnej (Odpowiedź nr 22900).

Wartość tak wypłaconej pracownikowi diety oraz innych wydatków poniesionych w czasie podróży służbowej pracownika ujmuje się w w KPiR i rozlicza w kosztach na podstawie dowodu wewnętrznego, a nie na podstawie przedstawionych faktur. Rachunki byłyby potrzebne wyłącznie w celu rozliczenia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (Odpowiedź nr 28013).

Pamiętajmy też o rozliczaniu kosztów przekazanego pracownikowi telefonu. W przypadku, gdy pracownik wykorzystuje telefon prywatny na cele służbowe, kwota ekwiwalentu za telefon jest zwolniona z opodatkowania i składek ZUS (ekwiwalent za narzędzie pracy). Jeżeli jednak pracownik wykorzystuje dla celów prywatnych, służbowy telefon warto mieć możliwość rozliczania billingów takiego pracownika. Brak billingu natomiast powoduje, że przedsiębiorca nie może wykazać związku przekazanego ekwiwalentu (wykonanych rozmów) z czynnościami służbowymi, a tym samym zaliczenia kwoty z rachunku za telefon do kosztów uzyskania przychodów. Dla pracownika natomiast zapłacone za niego rozmowy prywatne stanowić będą nieodpłatne świadczenie. Potwierdza to wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 lutego 1999 r. (sygn. akt SA/Sz 370/98).

Na koniec zasygnalizujmy problem cały czas aktualny, a dotyczący kierowców. Osoby prowadzące działalność gospodarczą, w tym świadczące usługi, które z uwagi na swoją specyfikę są realizowane poza siedzibą firmy, mają prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, z uwzględnieniem określonego limitu, wartość diet związanych z własnymi podróżami służbowymi np. w związku z koniecznością zawarcia umowy o świadczenie usług bądź dokonania zakupu środka trwałego wykorzystanego następnie w prowadzonej działalności gospodarczej. Powyższe stanowisko przyjął Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 2.10.2007 r., sygn. akt ILPB1/415-5/07-4/MT (Odpowiedź nr 28520).

Inaczej w tej sprawie wypowiedział się jednak SN w wyroku z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08). Tymczasem z dniem 3 kwietnia 2010 r. obowiązuje nowelizacja ustawy o czasie pracy kierowców. Zgodnie z art. 2 pkt 7 ustawy podróż służbowa to każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu na polecenie pracodawcy: przewozu drogowego poza siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały; wyjazdu poza siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały - w celu wykonania przewozu drogowego. W czasie takiej podróży pracownikowi przysługują świadczenia z tytułu podróży służbowej ustalane na podstawie kodeksu pracy.

Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki
na bazie www.e-porady.pit.pl

Data publikacji: 24.06.2010

Reklama

Pytania czytelników:

Redakcja odpowiada

Gdy ruszamy w delegację...