Źródło: Gazeta Podatkowa

Mniej formalności dla małego pracodawcy

Stan zatrudnienia jest jednym z wyznaczników zakresu obowiązków pracodawcy. Niektóre z nich zależą od tego, jak liczna jest załoga pracownicza w danym zakładzie. Liczba pracowników przekraczająca określony w przepisach próg "dokłada" pracodawcy obowiązków. Małe zakłady pracy znajdują się więc w trochę lepszej sytuacji, jeżeli chodzi o formalne wymogi, co nie oznacza, że są z nich całkowicie zwolnione.

Prawo zakładowe raczej dobrowolnie

Podstawowym prawem zakładowym jest regulamin i układ zbiorowy pracy. Ten drugi akt prawny normuje całościowo kwestie porządku i organizacji pracy w danym zakładzie oraz uprawnienia i obowiązki stron stosunku pracy. Jego zawarcie nie jest zależne od stanu zatrudnienia w firmie, układ może więc występować nawet u bardzo małego pracodawcy, jeżeli działają u niego związki zawodowe będące partnerem do zawarcia układu. W praktyce jednak układy zbiorowe pracy występują u mniejszości pracodawców, ustępując popularności regulaminom pracy i wynagradzania. Obligatoryjnie takie regulaminy muszą posiadać zakłady zatrudniające co najmniej 20 pracowników, o ile nie są już objęte układem zbiorowym pracy. Mniej liczne zakłady pracy nie muszą więc tworzyć regulaminów, chyba że wymaga tego przepis odrębny, jak np. Karta Nauczyciela w odniesieniu do szkół.

Jeżeli jednak pracodawcy nie obowiązują żadne przepisy odrębne, może on tworzyć regulamin pracy i wynagradzania na zasadzie dobrowolności.

Na ogół pracodawcy zatrudniający do 19 pracowników korzystają z możliwości nieposiadania regulaminów zakładowych. Oznacza to dla nich konieczność rozszerzenia treści informacji dodatkowej o kwestie wskazane w art. 29 § 3 K.p., które w większych firmach są przedmiotem regulaminów lub układu zbiorowego. Ponadto "w zastępstwie" przepisów zakładowych konieczne jest wydanie obwieszczenia o rozkładach i systemach czasu pracy oraz przyjętych w firmie okresach rozliczeniowych (art. 150 K.p.). Jedynie systemy: weekendowy oraz skróconego tygodnia pracy wprowadzane są poprzez odpowiednie zapisy w umowie o pracę.

Do wejścia w życie obwieszczenia stosuje się odpowiednio przepis art. 104³ K.p., na mocy którego regulamin pracy zaczyna obowiązywać po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy. Przyjęta w wielu zakładach praktyka polega najczęściej na wywieszeniu obwieszczenia na tablicy ogłoszeń lub przedstawienia go do zapoznania pracownikowi, z potwierdzeniem przez niego tego faktu.

Krótki termin do rezygnacji z ZFŚS

Pracodawca zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty ma obowiązek tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Powiązanie obowiązku tworzenia Funduszu ze stanem zatrudnienia w danym zakładzie nie dotyczy jedynie pracodawców budżetowych, którzy tworzą ZFŚS bez względu na liczbę pracowników. Pracodawca pozabudżetowy może jednak zrezygnować z ZFŚS oraz z wypłaty świadczenia urlopowego, na zasadach określonych w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W przypadku pracodawcy, który na dzień 1 stycznia danego roku zatrudnia mniej niż 20 pracowników, niezbędnym warunkiem rezygnacji jest poinformowanie o niej pracowników w styczniu danego roku (art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS).

Informacja, podobnie jak w przypadku obwieszczenia o czasie pracy, powinna zostać podana pracownikom do wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty. Nie stosuje się przy tym zasady, że treść obwieszczenia (informacji) wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia jej przekazania pracownikom.

Rady pracowników u większych pracodawców

Pracodawcy wykonujący działalność gospodarczą i zatrudniający co najmniej 50 pracowników podlegają ustawie o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji, chyba że przed 24 czerwca 2006 r. zawarli porozumienie wyłączające ich spod działania przepisów tej ustawy. W przypadku braku porozumienia, na mocy wspomnianej ustawy mają obowiązek przeprowadzić wybory do rad pracowników, jeżeli pracownicy już zatrudnieni są zainteresowani posiadaniem takiej reprezentacji pracowniczej. W celu poznania woli pracowników w tej kwestii pracodawca musi stworzyć załodze możliwość zgłoszenia kandydatów do rad pracowników, w trybie określonym we wspomnianej ustawie. Dopiero brak zainteresowania wyborami ze strony zatrudnionych (co przejawia się m.in. brakiem wniosku o przeprowadzenie wyborów ze strony pracowników) zwalnia pracodawcę z obowiązku ich zorganizowania.

Gdynia, dnia 14.10.2011 r.

Obwieszczenie o systemach i rozkładach czasu pracy
oraz obowiązujących okresach rozliczeniowych

Działając na podstawie art. 150 § 1 K.p. informuję pracowników zatrudnionych w Przedsiębiorstwie Przetwórstwa Ryb w Gdyni, ul. Przybrzeżna 12, że praca odbywa się w następujących systemach czasu pracy:

1) Pracownicy działu produkcyjnego oraz dozorcy są zatrudnieni w równoważnym systemie czasu pracy, na II zmiany; okres rozliczeniowy wynosi jeden miesiąc,

2) Pracownicy działu kadr są zatrudnieni w podstawowym systemie czasu pracy, od godz. 8⁰⁰ do 16⁰⁰; okres rozliczeniowy wynosi 4 miesiące;

3) Dniem wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy dla pracowników działu kadr jest sobota; dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy oraz godziny pracy w poszczególnych dniach dla pracowników produkcyjnych i dozorców wynikają z harmonogramów czasu pracy, sporządzanych na każdy miesiąc indywidualnie dla każdego pracownika.

Rafał Bieńkowski
(pracodawca)

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.)

Ustawa z dnia 7.04.2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (Dz. U. nr 79, poz. 550 ze zm.)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 85 (813) z dnia 2011-10-24

Dokumentacja kadrowa w firmie. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl