Rozliczamy kradzież w KPiR

Niestety, często zdarza się, że przedsiębiorca musi zmierzyć się z problemem kradzieży towarów. Faktyczny uszczerbek na majątku warto wykorzystać choćby pod kątem podatkowym. Prawidłowo udokumentowana kradzież, może być rozliczona w kosztach uzyskania przychodów.

Pytanie:
Mając magazyn na sklepie 500 tyś. zł brutto w czasie inwentaryzacji stwierdziłem brak na 50 tyś zł. Pracownicy i ja mieliśmy klucze, nie mogę żądać od pracowników wpłacenia manka, uznałem to za typową kradzież. Czy tę kwotę w cenach zakupu netto mogę włożyć w koszty generując dokument RW - braki inwentaryzacyjne?

Bankier.pl odpowiada:

Nie, samo wykazanie dokumentem RW braków w stanie magazynu nie jest wystarczające. Potrzebny jest dodatkowy dokument dowodzący wystąpienie kradzieży.

Podstawą prowadzenia KPiR (dotyczy to również prowadzenia ksiąg rachunkowych), jest zachowanie rzetelności księgi, zatem odzwierciedlenie zapisami stanu faktycznego.

W wyroku z 5 marca 2009 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi (sygn. akt I SA/Łd 1470/08) stwierdził, że: „samo wykazanie istnienia różnic pomiędzy ilością posiadanych środków obrotowych a ich stanem księgowym poprzez dokonanie spisów z natury nie jest wystarczające w tej mierze, bowiem przede wszystkim z takiej dokumentacji nie wynika jeszcze przyczyna istnienia rozbieżności, w szczególności nie wynika, że rzeczywiste braki w środkach obrotowych powstały na skutek kradzieży. Skoro podatnik chce zaliczyć stratę do kosztów, to prawidłowe jej wykazanie wymaga sporządzenia stosownych protokołów powstania szkód (dokumentów wewnętrznych) stwierdzających przede wszystkim, jak wskazano w interpretacji, rodzaj szkody, jej wartość i przyczynę powstania, a okoliczności wynikające z protokołu powinny zostać uprawdopodobnione, np. dokumentami policyjnymi”.

Sam dokument RW nie będzie zatem wystarczającym dowodem księgowym (brak pełnego uprawdopodobnienia zdarzenia losowego, np. protokołem policyjnym, czyni bowiem wątpliwym zaistnienie kradzieży).

Po sporządzeniu odpowiednich dokumentów (łącznie - RW i protokół policji) podatnik ma obowiązek doprowadzić KPiR (pełną księgę) do stanu rzetelności. Wydatek związany z zakupem towarów które w wyniku zdarzenia losowego, np. kradzieży nie zostały zbyte, można rozliczyć w kosztach podatkowych (kol 13, pozostałe wydatki). Jak wskazał Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź-Widzew w piśmie z dnia 5 maja 2004 r. (sygn. akt I-A-1/415-16/TCH/04): „w przypadku poniesienia straty w środkach obrotowych w skutek zdarzenia losowego, w wyniku np. kradzieży, podatnik powinien sporządzić stosowny dowód księgowy określający wysokość straty. Straty te powinny być udokumentowane protokołami szkód potwierdzonymi przez właściwe organy, np. policję itp. . W piśmie Ministerstwa Finansów z dnia 16 czerwca 1998r. Nr PO2/AŁ-0400/98 czytamy:” (...) na podstawie tak sporządzonego dowodu księgowego podatnik powinien ( wystornować ) koszty zakupu, jeżeli strata dotyczy wydatków uprzednio zaliczonych w ciężar kosztów zakupu materiałów i towarów handlowych w kolumnie 10 „zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu” wzoru podatkowej księgi przychodów i rozchodów w pełnej wysokości straty i jednocześnie kwotę tę wpisać do kolumny 14 – „Pozostałe wydatki” .

W przypadku odzyskania części towarów należy wartość odzyskanego towaru wyksięgować z pozycji pozostałe wydatki a wnieść ponownie do pozycji zakup. Przepisy § 27 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 grudnia 2000 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 116, poz. 1222) nakładają na podatnika obowiązek sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych , materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, wyrobów gotowych, braków i odpadów, m.in. na koniec każdego roku podatkowego.

Z powyższego wynika, że spisem z natury obejmuje się m.in. towary wprowadzone do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w pozycji „zakupy” (kol. 10 KPiR – przypis własny), które nie zostały sprzedane w danym roku podatkowym. Jeżeli więc na dzień sporządzenia remanentu podatnik nie odzyskał skradzionych towarów, nie ujmuje się ich w spisie”. W zakresie ewidencji podatku VAT, odliczenia dokonanego od nabycia towarów nie trzeba korygować. Liczy się zamiar nabycia – nabycie nastąpiło z przeznaczeniem towarów do celów opodatkowanych.

Paragon fiskalny podstawą zapisu w KPiR i księgach rachunkowych