Pytania czytelników:

ewidencjonowanie ZUS

Redakcja odpowiada

Ewidencjonowanie składek ubezpieczeniowych

Z charakteru umowy ubezpieczenia wynika z reguły, że nie dotyczy ona jednego zdarzenia, lecz pewnego okresu, w którym ubezpieczony objęty pozostaje ochroną ubezpieczeniową. Okresowość powoduje problem z księgowaniem kosztów zawarcia takiej umowy – podatnik ma bowiem do czynienia z jedną (lub wieloma) składkami oraz określony w umowie dłuższy czas, który ochrona obejmuje.

Pytanie: W październiku 2010 zawarłam z Towarzystwem Ubezpieczeniowym umowę zlecenia udzielenia gwarancji ubezpieczeniowej należytego wykonania umowy (dobrego wykonania kontraktu i właściwego usunięcia wad i usterek). Z tytułu zawartej polisy w listopadzie 2010 r. na rzecz gwaranta zapłaciłam składkę ubezpieczeniową. Z jaką datą zaewidencjonować koszt uzyskania przychodu i co jest dokumentem księgowym, polisa, dowód zapłaty składki czy może należy sporządzić dowód wewnętrzny? Jestem podatnikiem prowadzącym KPiR, metoda kasowa.

Bankier.pl odpowiada:

Datą księgowania w KPiR będzie data wystawienia dokumentu księgowego niezależnie od tego jakiego okresu umowa dotyczy oraz kiedy została zawarta.

W przypadku rozliczania wydatku na ubezpieczenie, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących KPiR i niestosujących metody memoriału, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Nie będzie miał znaczenia okres objęcia ochroną ubezpieczeniową.

Podatnik musi zatem ustalić, w jakiej dacie wystawiony został dowód księgowy, a także jakim dokumentem księgowym będzie dokumentował wydatek oraz pod tą datą zaksięgować poniesiony koszt.

W KPiR akceptuje się wiele dowodów księgowych, w tym możliwa jest sytuacja, w której jedna, ta sama transakcja, może być księgowana na podstawie różnych dowodów.

Zarówno polisa, jak i dowód zapłaty mogą stanowić dowody księgowe. W przypadku polisy niezbędne jest wskazanie na niej informacji o tym kto, komu, kiedy ile i za co zapłacił oraz zawarcia na niej podpisów osób upoważnionych do podpisywania takiej polisy.

W przypadku elektronicznej formy bankowego potwierdzenia przelewu (dowodu zapłaty) dokument księgowy nie musi zawierać podpisu – prawo bankowe pozwala na brak takiego podpisu na dokumencie.

Zaznaczyć należy również, że dłuższy niż rok okres ochrony ubezpieczeniowej, szczególnie na przełomie roku, nie powoduje zmiany formy księgowania. Wyłącznie w przypadku metody memoriału stosować należy zasadę, że jeżeli koszty inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Dodajmy jeszcze, że podobnie do księgowania umowy ubezpieczeniowej, rozliczać można np. ratę wstępną lub opłaty inicjalne dotyczące umowy leasingu (przy rozliczeniach metodą kasową).

Opracował: Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki

Data publikacji: 01.04.2011

Reklama

Pytania czytelników:

Redakcja odpowiada

Ewidencjonowanie składek ubezpieczeniowych

wszystko o składkach ZUS