www.gazetapodatkowa.pl - podatki, rachunkowość, prawo pracy, składki, zasiłki, emerytury, księgowość

Dokumentacja pracownicza w archiwum pracodawcy

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Odrębne przepisy ustalają okres, w którym dokumenty dotyczące zatrudnienia powinny być przechowywane. Nawet upadłość czy likwidacja pracodawcy nie zwalnia go z obowiązku zachowania tego okresu.


Pracownicze teczki w bezpiecznych warunkach

Pracodawca, bez względu na formę organizacyjno-prawną, jest bezwzględnie zobowiązany do prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowniczym oraz akt osobowych pracowników (art. 94 pkt 9a K.p.). Obowiązek ten nie zależy od liczby zatrudnionych osób i aktualizuje się nawet przy jednym pracowniku. Sposób prowadzenia wspomnianej dokumentacji określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.).

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest formą przetwarzania danych osobowych. Dlatego pracodawca, jako administrator tych danych, powinien m.in. zapewnić ochronę przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną czy utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. W związku z tym do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie do takich czynności, przyznane przez administratora danych (art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych, Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).

Niezależnie od przepisów pozakodeksowych, regulacje Kodeksu pracy wymagają od pracodawcy przechowywania akt osobowych i innej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9b K.p.). Za naruszenie tego obowiązku, co stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, grozi grzywna w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł (art. 281 pkt 7 K.p.).


Dokumenty po byłym pracowniku do archiwum

Ustanie zatrudnienia nie oznacza uchylenia zobowiązania pracodawcy do przechowywania dokumentacji związanej z danym stosunkiem pracy. Jest ona zbyt istotna dla dalszych uprawnień pracowniczych czy socjalnych byłego pracownika, aby pozostawić ją "bez dozoru" i w warunkach grożących jej zniszczeniem. Dlatego okresy przechowywania tego rodzaju dokumentacji są na ogół bardzo długie. Dokumentację płacową, w tym listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dokumenty potrzebne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty, płatnik składek (pracodawca) jest zobowiązany przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia pracy przez ubezpieczonego (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, Dz. U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.). Ten sam okres dotyczy przechowywania pracowniczych akt osobowych.

W czasie prowadzenia działalności przez pracodawcę przechowywania dokumentacji pracowniczej dokonuje on we własnym zakresie. Jednak w przypadku ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawca musi zadbać o zapewnienie bezpiecznych warunków jej przechowywania przez inny podmiot. Co więcej, musi zapewnić środki finansowe na ten cel, aż do upływu okresu przechowywania dokumentów.


Przejęcie dokumentów za odpłatnością

Podmiot zewnętrzny, uprawniony do przechowywania dokumentacji pracowniczej przekazanej przez upadłe lub zlikwidowane zakłady, powinien otrzymać od pracodawcy środki finansowe potrzebne do przechowania dokumentów przez wymagany okres. Jest on liczony w odniesieniu do:

  • dokumentacji osobowej - od dnia zakończenia zatrudnienia,
     
  • dokumentacji płacowej - od dnia jej wytworzenia.

Należy w tym miejscu zauważyć, że odnośnie okresu przechowywania dokumentacji płacowej, pracodawca powinien kierować się przepisami ustawy emerytalnej, jako dalej idącymi i korzystniejszymi dla pracownika (ubezpieczonego).

Jeżeli pracodawca, który podlega wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub CEIDG nie ma środków finansowych na wskazany okres przechowywania dokumentów, wówczas może wystąpić do sądu rejestrowego z wnioskiem o stwierdzenie niemożności ich zabezpieczenia na wymagany czas przechowywania. Jeżeli sąd zaakceptuje wniosek i wyda odpowiednie postanowienie, dokumentację przejmie archiwum państwowe (art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dz. U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 ze zm.). Przed wydaniem postanowienia sąd rejestrowy zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy, w sprawie stanu majątkowego wnioskodawcy (art. 51u ust. 4 ustawy o archiwach).

Pracodawca, który ma przekazać dokumentację do dalszego przechowywania, powinien ją najpierw uporządkować.

Uporządkowanie obejmuje konieczność ułożenia dokumentów w poszczególnych teczkach w sposób chronologiczny, opisanie ich, opatrzenie ewidencją oraz techniczne zabezpieczenie. Wynika to z art. 51u ust. 6 ustawy o archiwach i § 14 rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r. nr 167, poz. 1375).


Informację o firmach zajmujących się odpłatnym przechowywaniem dokumentów można uzyskać w Archiwum Państwowym.


Podmioty, które mogą przejąć obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej, są zróżnicowane w zależności od rodzaju pracodawcy. W przypadku likwidacji zakładu pracy dokumentację pracowniczą może przejąć jego następca prawny, organ założycielski lub nadrzędny. Jeżeli pracodawcą była spółdzielnia, likwidator spółdzielni powinien przekazać dokumentację związkowi rewizyjnemu, w którym była zrzeszona spółdzielnia, lub, w przypadku braku takiego związku, Krajowej Radzie Spółdzielczej. Firma prywatna może przekazać dokumentację do przechowywania podmiotom, które zajmują się tym za odpłatnością.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)


autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 14 (846) z dnia 2012-02-16

Rozliczenia majątkowe małżonków. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl