Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

1. wynoszą 111 zł 25 gr miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1 335 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej,
2. nie mogą przekroczyć łącznie 2 002 zł 05 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej,
3. wynoszą 139 zł 06 gr miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1 668 zł 72 gr, w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę,
4. nie mogą przekroczyć łącznie 2 502 zł 56 gr za rok podatkowy w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę (Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, 12.02.2010 r., sygn. ILPB2/415-1110/09-2/WM).

Jeżeli roczne koszty uzyskania przychodów określone w sposób zryczałtowany są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika lub przez płatnika pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi. Bilet imienny musi w swej treści określać osobę uprawnioną do korzystania z niego i dodatkowo musi to być bilet uprawniający do korzystania z komunikacji przez pewien okres czasu (zatem bilety jednorazowe nie podlegają rozliczeniu, natomiast bilety 3-4 dniowe lub tygodniowe, miesięczne etc. – mogą być rozliczane w ramach podwyższonych kosztów).

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca nie wskazał definicji pojęcia „imiennego biletu okresowego”. Z tego względu należało uznać, że istotne jest, aby w załączniku do biletu określona została cena biletu, a więc koszt jaki pracownik poniósł na dojazd do zakładu pracy w ciągu roku, tym bardziej, że koszty te rozliczane są w deklaracji rocznej. Ponadto bilet ten w swej treści musi określać osobę uprawnioną do korzystania z niego. Dodatkowo musi to być bilet uprawniający do korzystania z komunikacji przez pewien czas - Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, 5.11.2009 r., sygn. ILPB2/415-825/09-2/TR.

Zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego Wydawnictwo Naukowe PWN Wydanie VII zmienione i poprawione, 1992 tom I str. 165 : "bilet" to kartka z odpowiednim nadrukiem wydającej ją instytucji będąca dowodem uiszczenia opłaty przez nabywcę uprawniająca do określonej, zwykle jednorazowej usługi np. bilet miesięczny, okresowy. Skoro " bilet " uprawnia do usługi, to musi być nabyty przed skorzystaniem z niej. A z dołączonej do wniosku Faktury VAT wynika m.in., iż wystawiono ją dn. 28.02.2006 roku za 20 szt biletów okresowych na trasie Z.– L. Z tego względu brak podstaw do uznania wskazanego przez wnioskodawcę dokumentu za "imienny bilet okresowy". Stanowisko takie przyjął Urząd Skarbowy w Zamościu (26.07.2007 r., sygn. POIII/415-15/07).

Tym niemniej jednak podatnik ma prawo rozliczyć w zeznaniu rocznym wydatki na zakup biletów abonamentowych - okresowych, ze zniżką 33% za okazaniem legitymacji PKP ze zdjęciem i faktury, na której widnieje jego imię i nazwisko, adres, nr biletu (Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, 24.09.2011 r., ILPB2/415-782/10-2/ES).

Aby skorzystać z ulgi należy posiadać imienne bilety okresowe (jeżeli podatnik zachował jedynie dziewięć takich biletów, a pozostałe zaginęły, wówczas bierze pod uwagę koszty ustalone w oparciu o te dziewięć biletów i je porównuje z kosztami zryczałtowanymi). Faktura VAT wystawiona do biletu nieimiennego nie daje prawa do ulgi.

Możliwe jest wliczenie do kosztów uzyskania przychodów (z tytułu umowy o pracę) rzeczywistych kosztów dojazdów do pracy w innej miejscowości (udokumentowanych imiennymi biletami okresowymi PKP) w przypadku, gdy dojazdy odbywają się z miejscowości pobytu innej niż wskazana oficjalnie jako miejsce zameldowania/zamieszkania podatnika (Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi, 15.07.2011 r., IPTPB2/415-117/11-2/DS, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach , 2.05.2011, IBPBII/1/415-58/11/MZ ).

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Kędzierzynie-Koźlu w piśmie z 12.02.2004 r., sygn. PD-I-415/2/04, stwierdził, że z brzmienia przepisu wynika, iż wybór, odpowiedniej dla podatnika, metody ustalenia kosztów uzyskania (biletami lub ryczałtowo) odnosi się do roku podatkowego, a nie poszczególnych miesięcy, tzn. podatnik ma prawo wybrać jedną z zasad ustalenia kosztów.

Kwestia, czy imienny bilet okresowy jest sporządzony w postaci jednego dokumentu, bądź też dokumentu z załącznikiem ma charakter techniczny, a nie normatywny i nie może zatem pozbawić go cech dowodu na okoliczność poniesienia kosztów dojazdu do pracy - Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, 1.12.2009 r., sygn. ILPB2/415-882/09-2/TR. Wszelkie bilety na okaziciela nie będą zatem mogły stanowić podstawy do odliczenia wyższych niż wymienione w tabeli kosztów. Również bilety jednorazowe, choćby były imienne nie mogą tu być brane pod uwagę – ustawa wymaga bowiem biletów okresowych (Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, 24.01.2008 r., sygn. IPPB2/415-325/07-2/SR).

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 12.02.2010 r. (ILPB2/415-1110/09-2/WM) uznał, że zaświadczenia z zakładu pracy, o wysokości faktycznie poniesionych wydatków nie stanowi przesłanki uprawniającej do zastosowania faktycznie poniesionych kosztów uzyskania przychodu. Wskazać bowiem należy, iż z przepisu art. 22 ust. 11 ustawy o PIT wprost wynika, iż w rocznym rozliczeniu podatku koszty uzyskania przychodów, o których mowa w ust. 2, mogą być zastosowane wyłącznie na podstawie imiennych biletów okresowych. Przedmiotowe zaświadczenie z zakładu pracy stanowi jedynie załącznik do ww. biletów, z którego wynika wysokość poniesionych przez pracownika kosztów w związku z dojazdem do pracy. Natomiast dopiero udokumentowanie wydatków okresowymi biletami imiennymi spełnia ustawową przesłankę.

Podobnego zdania jest Urząd Skarbowy w Kamiennej Górze, 15.12.2005 r., sygn. PD/415/1/49/05; Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, 23.10.2009 r., sygn. ILPB2/415-805/09-2/JK.

Natomiast Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy (10.07.2009 r., sygn. ITPB2/415-400/09/IL) stwierdził, że biletu zakupionego przez Internet nie można uznać za tożsamy ze wskazanym przez ustawodawcę „imiennym biletem okresowym”. 

Konkludując koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy podatnik może przyjąć w wysokości faktycznie poniesionych tylko wówczas, gdy spełnione są jednocześnie następujące przesłanki:

• wydatki pracownika były wyższe od kosztów ustawowo określonych,
• były poniesione na transport do zakładu pracy,
• odbyły się wymienionymi ściśle środkami transportu oraz
• zostały udokumentowane wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

więcej interpretacjiwięcej na temat odliczania biletów okresowych w PIT rocznym