Aktualności

2010

2010 V

PIT po terminie

W poniedziałek 30 kwietnia minął termin złożenia PIT za 2011 rok. Co zrobić, jeśli nie złożyłeś PIT w terminie?

Oferty leasingu

Przekonaj się jak wiele możesz zyskać biorąc w leasing nieruchomość, samochód, maszyny i urządzenia...

Reklama: Firma i przemys?

BRF - BUTY FODREIS ROBOCZE Z MIKROFIBRY Z PODNOSKIEM

Cena: 68.62 z?

newsPIT

Jeżeli chcesz być zawsze na bieżąco w podatkach.
Zamów bezpłatny biuletyn podatkowy.

Aktualności podatkowe

Wraz z rozwojem społeczeństwa informacyjnego i nowoczesnych technologii, problematyka monitorowania pracownika w miejscu pracy nabiera większego znaczenia. Jak każdemu człowiekowi, pracownikowi przysługuje jednak prawo do ochrony prywatnej sfery życia, stanowiącej jedno z chronionych prawnie dóbr osobistych. Prywatność pracownika w miejscu pracy ulega jednak zasadniczo pewnym ograniczeniom wynikającym z uprawnień kontrolnych pracodawcy i z ogólnej zasady podporządkowania pracownika.

Szczególnym obowiązkiem pracownika, który znajduje się na pierwszym miejscu w katalogu obowiązków Kodeksu pracy, jest bowiem przestrzeganie czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy. Pracownik ma zatem obowiązek świadczyć pracę przez czas określony w umowie o pracę, a pracodawca – prawo kontroli nad wywiązywaniem się podwładnego z nałożonych na niego obowiązków. Kontrola taka z jednej strony może uchronić pracodawcę przed ewentualną odpowiedzialnością za działania pracownika i szkody spowodowane przez niego wobec osób trzecich, z drugiej zaś wiąże się z możliwością naruszenia przez pracodawcę prawa do prywatności i innych dóbr osobistych pracownika oraz koniecznością przestrzegania norm dotyczących ochrony danych osobowych i przekazywania informacji.

Monitoring, a prawo do prywatności

Monitoringiem są czynności przedsięwzięte w celu gromadzenia informacji o pracownikach, poprzez poddanie ich obserwacji – bezpośrednio czy z użyciem urządzeń elektronicznych (Monitorowanie pracownika w miejscu pracy, Dr Arkadiusz Lach, Monitor Prawa Pracy, nr 10/2004). Do najczęstszych form monitoringu pracowników należy kontrola i nagrywanie rozmów telefonicznych, instalacja oprogramowania umożliwiającego stały wgląd w komputery czy wideomonitoring.

Zdaniem większości autorytetów prawa pracy, potwierdzonym także orzecznictwem sądowym w tym zakresie, monitoring pracowników jest dopuszczalny, o ile spełnia następujące warunki:

jest zgodny z prawem – nie może opierać się na środkach prawnie zakazanych;
jest usprawiedliwiony z uwagi na interes pracodawcy – np. ochrona danych, zapewnienie pracownikom i klientom bezpieczeństwa;
jest zgodny z zasadą proporcjonalności – podjęte środki muszą być odpowiednie w stosunku do celu, któremu mają służyć i w możliwie najmniejszym stopniu ingerować w prywatność pracowników;
jest transparentny – pracownicy powinni mieć świadomość, że są poddawani monitoringowi. Ważne jest, by każda zatrudniona osoba była poinformowana o możliwości stosowania środków kontrolnych. Pracodawca powinien szczegółowo określić zasady kontroli i zapoznać z nimi personel. Może to uczynić zarówno w obowiązującym w firmie regulaminie wewnętrznym, jak i indywidualnie wobec każdego pracownika, np. w umowie o pracę lub aneksie do niej.

W zależności od charakteru pracy, pracodawca ma do dyspozycji różne środki kontroli, jednak w każdym przypadku powinien mieć na uwadze konieczność przestrzegania powyższych zasad.

Kamery w miejscu pracy

Ta forma kontroli, pomimo że stanowi jedną z najbardziej ingerujących w prawo do prywatności pracownika, zasadniczo budzi stosunkowo mało kontrowersji – zapewne z powodu wszechobecnych w naszych czasach kamer. Stosowana jest w różnych zakładach pracy w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników i ochrony mienia pracodawcy, głównie zaś kontroli efektywnego wykorzystania czasu pracy. Monitorowani pracownicy nie muszą wprawdzie wyrazić zgody na instalację kamer, o ile służyć one mają wypełnieniu prawnie usprawiedliwionych celów pracodawcy, jednak w każdym przypadku konieczne będzie uprzedzenie podwładnych o nagrywaniu.
Kamery powinny być umieszczone w widocznych miejscach. Nie wolno ich umieszczać w miejscach, gdzie pracownik ma prawo oczekiwać poszanowania jego prywatności, np. w przebieralni czy toaletach.

Należy pamiętać, iż podobnie jak i inne formy technicznego monitorowania pracowników, monitoring wizualny stanowi przetwarzanie danych osobowych w rozumieniu ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2002 r. nr 101 poz. 926 z późn. zm.). Pracodawca (administrator danych) jest zatem zobowiązany przechowywać nagrania w taki sposób, aby zapewnić ich zabezpieczenie przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym.

Listy, e-maile, komputery...

Ochronę tajemnicy komunikowania gwarantują każdemu człowiekowi przepisy Konstytucji. Ograniczenie tego prawa może nastąpić wyłącznie w przypadkach określonych w ustawie. Poza konstytucją, także Kodeks cywilny wymienia w art. 23. tajemnicę korespondencji jako jedno z dóbr osobistych człowieka. Obowiązkiem pracodawcy, wynikającym z art. 11(¹) Kodeksu pracy, jest szczególny obowiązek szanowania dóbr osobistych pracownika.
Podstawą stosunku pracy jest wykonywanie pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy. Pracownik, prowadząc służbową korespondencję, reprezentuje więc pracodawcę, dlatego trudno sobie wyobrazić, by odmówił szefowi wglądu w korespondencję z klientem, powołując się na ochronę dóbr osobistych.

Inaczej wygląda z kolei kwestia korespondencji prywatnej pracownika – wgląd w nią naruszyłby już bowiem sferę prywatności. Stanowisko takie potwierdził także Europejski Trybunał Praw Człowieka, orzekając w wyroku w sprawie Lynette Copland przeciwko Wielkiej Brytanii (62617/00), że ze względu na konieczność poszanowania życia prywatnego i tajemnicy korespondencji podwładnych, pracodawca nie ma prawa podsłuchiwać prywatnych rozmów telefonicznych i czytać prywatnej korespondencji pracownika.

Pracodawca ma oczywiście prawo wprowadzenia zakazu używania firmowej skrzynki mailowej dla celów prywatnych, niezwiązanych z obowiązkami służbowymi. Jeśli jednak nie wprowadzi takiego zakazu, musi godzić się z tym, że nie ma prawa do wglądu w treść prywatnych maili. Nie ma natomiast przeszkód, by kontrolował on liczbę wysyłanych maili prywatnych. Liczba wysłanych wiadomości sama w sobie jest już wskaźnikiem, czy pracownik odpowiednio wykorzystuje czas pracy i powierzony mu służbowy sprzęt.

Te same zasady odnoszą się do monitorowania całości poczynań pracownika przy komputerze za pomocą specjalnego oprogramowania, pozwalającego m.in. archiwizować historię pracy czy udostępniać widok ekranu w czasie rzeczywistym. Instalując takie programy, pracodawcy powinni pamiętać, że większość z nich nie jest w stanie odróżnić np. korespondencji prywatnej od służbowej. Nietrudno więc, by szef (świadomie czy nie) zapoznał się z treścią prywatnego maila pracownika, narażając się na odpowiedzialność z tytułu naruszenia dóbr osobistych pracownika. Wprowadzenie monitoringu aktywności pracownika winno być oczywiście uprzedzone uzyskaniem jego zgody. Dane zebrane za pomocą środków monitujących powinny być zabezpieczone przez pracodawcę przed nieuprawnionym wykorzystaniem ich przez osoby nieupoważnione. W przypadku zarejestrowania prywatnych danych pracownika, pracodawca nie powinien się z nimi zapoznawać, ale niezwłocznie je wykasować.

Szafki służbowe i przeszukania

Zwłaszcza w dużych, produkcyjnych zakładach pracy i hipermarketach zatrudniających wielu pracowników, pracodawcy mają utrudnioną możliwość zapanowania nad majątkiem firmy. Czy jednak samo podejrzenie, że ktoś z pracowników bez zgody pracodawcy wynosi należące do niego mienie, może być uzasadnieniem dla dokonywania codziennych kontroli pracowników opuszczających teren zakładu lub szafek przeznaczonych na przechowywanie ich prywatnych rzeczy?

Sąd Najwyższy potwierdził taką możliwość w wyroku z 3 kwietnia 1972 r., sygn. I PR 153/72 wskazując, iż stosowanie przeszukania pracowników w celu zapobieżenia wynoszeniu mienia pracodawcy jest zgodne z prawem i nie narusza ich dóbr osobistych, jeżeli zostali oni uprzedzeni o możliwości stosowania tego rodzaju środka, a pracodawca go nie nadużywa. Nie jest przy tym istotne, czy kontroli osobistej dokonuje pracownik upoważniony przez pracodawcę czy zewnętrzna firma ochroniarska. Kontrola taka musi być jednak stosowana w porozumieniu z organizacjami związkowymi i przedstawicielami pracowników. Przede wszystkim jednak, jak w każdym innym przypadku ingerencji w sferę prywatności pracownika, to sami zatrudnieni muszą być uprzedzeni o możliwości takiej kontroli – czy to wewnętrznym aktem zakładowym lub w inny sposób przyjęty w zakładzie pracy, czy już w umowie o pracę.

Podejmując takie środki pracodawca powinien wykazać, że jego interes prawny, dotyczący ochrony mienia zakładu pracy, jest ważniejszy, niż możliwe naruszenie dobra osobistego pracownika. Należy przy tym zwrócić uwagę na takie aspekty, jak niemożliwość zastosowania innego, równie skutecznego środka i istnienie rzeczywistego zagrożenia dla majątku pracodawcy.

Ważne jest przy tym także zachowanie zasady adekwatności środka kontrolnego do danych okoliczności. Przekroczy taką zasadę pracodawca, który np. wprowadzi w zakładzie produkującym płyty betonowe osobistą kontrolę pracowników przy wyjściu z pracy z uzasadnieniem przeciwdziałania kradzieży płyt, których rozmiar uniemożliwia ukrycie ich przez pracownika w ubraniu. Takie przeszukanie może być uznane za mobbing, zwłaszcza gdy poddawani mu nie są wszyscy pracownicy, a tylko niektórzy z nich.

Kontrola trzeźwości

Pracownikowi podejrzewanemu o to, że stawił się do pracy w stanie nietrzeźwości spowodowanej spożyciem alkoholu, w razie udowodnienia takiego zachowania grożą surowe sankcje. Konsekwencją może być nawet rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika na podstawie art. 52. k.p., zwane popularnie „dyscyplinarką”. Nie zawsze jednak pracodawca będzie w stanie udowodnić nietrzeźwość, zwłaszcza przy braku współdziałania pracownika w tej kwestii. Nie istnieje bowiem żaden prawny obowiązek nakazujący poddanie się badaniu na obecność alkoholu – czy to za pomocą alkomatu czy badania krwi. Pracodawca nie może więc zmusić go do przeprowadzenia badania, nie narażając się na zarzut naruszenia dóbr osobistych pracownika lub nawet użycia wobec niego przymusu bezpośredniego. Może on jednak zasugerować przeprowadzenie badania – takie zachowanie nie narusza godności pracownika ani jego prawa do prywatności, co potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 15 października 1999, I PKN 309/99.

Jednak w sytuacji odmowy poddania się badaniu, pracodawca nie jest bez wyjścia, zwłaszcza, że w przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia, iż pracownik jest pod wpływem alkoholu, ma on obowiązek odsunąć taką osobę od wykonywania pracy. W przypadku uzasadnionego podejrzenia pracownika o bycie pod wpływem alkoholu, pracodawca może też wezwać policję (zgodnie z art. 70. § 2. Kodeksu wykroczeń) – wykonywanie czynności służbowych w stanie nietrzeźwości stanowi bowiem wykroczenie. Do powzięcia uzasadnionego podejrzenia nie jest konieczne przeprowadzenie badania – wystarczą symptomy wskazujące na „stan po spożyciu”, jak wyczuwalna woń alkoholu w połączeniu z zaburzeniami równowagi. W każdym przypadku szef powinien sporządzić protokół zdarzenia z opisem zaistniałej sytuacji oraz wskazaniem ewentualnych świadków. Oczywiście dla celów dowodowych dla pracodawcy korzystniej jest potwierdzić istniejący stan wynikiem badania na obecność alkoholu w organizmie. Ewentualna odmowa przeprowadzenia badania ze strony pracownika, działać może w takim przypadku na jego niekorzyść. W ocenie SN, nie polepsza ona sytuacji pracownika i nie pozbawia wiarygodności zeznań świadków zdarzenia. Trzeźwy pracownik nie ma bowiem interesu w tym, aby odmówić poddania się badaniu na obecność alkoholu w organizmie (SN m.in. w wyroku z 8.04.1998, I PKN 27/98).

Przepisy prawa nie przewidują wprawdzie odrębnych rozwiązań pozwalających pracodawcy na odsunięcie od pracy czy przeprowadzenie badania u pracownika podejrzewanego o używanie substancji odurzających. Zdaniem większości autorytetów prawa pracy, pracodawca powinien zachować się w takim przypadku analogicznie (jak przy podejrzeniu o spożycie alkoholu) – narkotyki także mogą zaburzać bezpieczeństwo pracy, do którego zapewnienia pracodawca jest zobowiązany na podstawie art. 94. § 3. k.p.

Komórka i auto z GPSem

Podobnie jak i inne, omówione formy monitoringu, prawo pracodawcy do lokalizacji miejsca pobytu pracownika za pomocą służbowego telefonu komórkowego czy samochodu wyposażonego w GPS nie zostało prawnie uregulowane. Z jednej strony możliwość taka pozwala (szczególnie w przypadku pracowników pracujących na stałe w terenie, jak kierowcy czy konwojenci) na czuwanie nad ich bezpieczeństwem, pozwalając zawiadomić o ewentualnie nieprzewidzianych wypadkach losowych. W każdym przypadku pracownik musi jednak mieć świadomość tego, że pracodawca może sprawdzić, gdzie obecnie się znajduje. Pracodawca musi więc uprzedzić go o tym, że zastrzega sobie taką możliwość, wskazując przy tym najlepiej, iż charakter wykonywanej pracy nie pozwala na zastosowanie innego środka ewidencji czasu pracy i kontroli. Aby nie narazić się na zarzut ingerencji w prywatność pracownika, w żadnym przypadku szef nie powinien nadużywać swoich uprawnień, lokalizując pracownika poza czasem pracy, wkraczając w jego czas prywatny i życie osobiste.

Z punktu widzenia pracodawców, trudno jest się dziwić ich dążeniu do maksymalnej efektywności pracy zatrudnianych pracowników. Po drugiej stronie szali leży jednak prawo pracowników do zachowania granicy między służbową a prywatną sferą życia. Wprowadzając w zakładzie pracy środki monitoringu, pracodawca powinien pamiętać o tym, by uprzedzić pracowników o tym fakcie, a najlepiej uzyskać ich zgodę. Oświadczenie o akceptacji ewentualnych środków kontrolnych warto zawrzeć w umowie o pracę, tak, by pracownik miał możliwość zadecydowania, czy chce wiązać się z pracodawcą stosującym takie środki nadzoru. Pracodawca musi także pamiętać o obowiązkach wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych, zabezpieczając uzyskane informacje w sposób uniemożliwiający ich nieupoważnione użycie.

Barbara Wawrzyniak, Autorka jest aplikantką radcowską w Kancelarii BSO Prawo & Podatki

powrót do listy aktualności Podsłuch w pracy

e-Porady – czytaj za darmo!

Odpowiedzi redakcji PIT.pl na pytania podatkowe użytkowników:

Obniżone składki Zus2012-05-07 11:24:54

W tamtym roku świadczyłem usługi na podstawie umowy zlecenia dla pewnej firmy, w tym roku założyłem działalność i też będę świadczył usługi dla między innymi tej firmy. Czy mogę skorzystać z mniejszego ZUS?

Odpowiedź

Działalność jednoosobowa a ciąża2012-04-27 00:58:19

Prowadzę działalność jednoosobową na zasadach ogólnych i jestem podatnikiem VAT. Opłacam ZUS dla nowo powstałych firm. W sierpniu 2012 kończy mi się ulga na ZUS. Planuję ciążę i proszę o poradę. 1. Jak obliczyć zasiłek chorobowy będąc w ciąży oraz zasiłek...

Odpowiedź

Umowa o dzieło a obowiązki płatnika2012-04-23 20:59:16

Czy płatnik musi mieć działalność gospodarczą, aby być zamawiającym i podpisać umowę o dzieło z wykonawcą? Jakie obowiązki należą do płatnika? Czy to on musi wpłacić do US kwotę pobranych zaliczek na podatek? A do końca stycznia złożyć PIT-4R i...