21.07 Krok pierwszy do eDotacji 2010: wymogi formalne

Już od 30 lipca przedsiębiorcy mają szansę na składanie wniosków na realizację projektów w dziedzinie gospodarki elektronicznej w ramach działania 8.1 PO IG na rok 2010. Obecna edycja wprowadza kilka innowacji, które omawiane w sposób bardzo pobieżny sprowadzają się do likwidacji kolejek oraz zmiany systemu oceny merytorycznej. Zanim jednak nastąpi ocena realnych szans powodzenia projektu, konieczne jest dopełnienie wszystkich wymogów formalnych.

W gruncie rzeczy prawidłowe wypełnienie wniosku i rzetelne przygotowania wymaganych dokumentów sprawiają największą trudność przedsiębiorcom. Naturalnie to, czego projekt będzie dotyczyć jest najważniejsze, ale nie wolno zapominać o tym, że pieniądze pochodzące z dotacji są środkami publicznymi, zatem wszystkie instytucje pośredniczące podlegają szczególnej kontroli. Z tego też powodu niektóre procedury mogą wydawać się zbyt skomplikowane i niepotrzebne, ale w rzeczywistości chodzi tylko i wyłącznie o to, by fundusze nie zostały wydane niezgodnie z ich przeznaczeniem.

Kto może starać się o dofinansowanie?

Wnioski na dotację składać mogą właściciele mikro i małych przedsiębiorstw, których okres działalności nie jest dłuższy niż rok, licząc od dnia wpisania do Krajowego Rejestru Sądowego lub Ewidencji Działalności Gospodarczej. Zatem przedsiębiorca, który uzyskał wpis 1 czerwca 2009 roku nie ma już prawa ubiegać się o dotację.

Ponadto przedsiębiorstwo musi prowadzić daną działalność na terenie Polski, a w przypadku osoby fizycznej, konieczne jest wykazanie w dokumentach, że jest to także jej miejsce zamieszkania, np. dowód osobisty z aktualnym adresem zameldowania.

Przedsiębiorca nie może starać się o dofinansowanie już rozpoczętego projektu. Wniosek powinien dotyczyć nowo planowanego przedsięwzięcia, niejako napisanego specjalnie na potrzeby tej edycji. Oczywiście te firmy, których projekty zostały odrzucone w poprzednim naborze, o ile spełniają w/w warunki oraz dokonały odpowiednich modyfikacji (należy pamiętać, że zmieniła się kwota maksymalnej refundacji), mają prawo do udziału w konkursie.

Dodatkowo, starający się o refundację musi zapewnić ciągłość trwania projektu przez 3 lata od jego zakończenia. Ponieważ maksymalny okres realizacji może wynieść 2 lata, przedsiębiorca może być związany umową z Regionalną Instytucją Finansującą (RIF) nawet przez 5 lat. W tym czasie firma będzie musiała współpracować z instytucją pośredniczącą w zakresie wymiany informacji o ciągłości projektu, kontroli wydatków oraz osiągniętych korzyściach z niego wynikających.

Wniosków nie mogą składać firmy działające w obszarze rybołówstwa i akwakultury oraz rolnictwa, przetwórstwa i wprowadzaniem płodów rolnych do obrotu. Pełen wykaz przedsiębiorców wykluczonych z dofinansowania znajduje się w Załączniku I Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską. Chodzi głównie o te sektory, które są już objęte różnego rodzaju dopłatami.

Wielkość wsparcia

Wysokość wydatków kwalifikowalnych w tej edycji może wynieść maksymalnie 700 tysięcy złotych. Wielkość refundacji nie może przekroczyć 70 proc. wydatków kwalifikowalnych. Osoby fizyczne, które nie ukończyły 27 roku życia, mogą starać się o refundację 85 proc. środków kwalifikowalnych. Zapis ten dotyczy również wszystkich wspólników spółki cywilnej. Zatem jeżeli w spółce cywilnej jest trzech wspólników w wieku kolejno 25, 26 i 52 lata, to taka firma może starać się „tylko” o 70 proc. refundację wydatków kwalifikowalnych.

Co należy przygotować?

W pierwszej kolejności przedsiębiorca musi zgromadzić wszystkie numery służące do identyfikacji firmy, czyli NIP, REGON, KRS (włącznie z data rejestracji), kod PKD lub EKD (której dotyczy projekt), nazwę formy prawnej (np. spółka z.o.o). Konieczne są także dane adresowe oraz krótki opis firmy. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność w formie spółki cywilnej należy podać wszystkie swoje dane, czyli NIP, PESEL oraz dokładny adres.

Dodatkowo przedsiębiorca zobligowany jest do określenia, czy ma prawo do odliczenia VAT, a jeżeli nie ma - to czy będzie lub nie wnioskować o jego częściowy zwrot. Jest to potrzebne do określenia, czy wniosek będzie przygotowywany w kwotach brutto czy netto. Oświadczenie dotyczące podatku VAT oraz kopię dokumentu rejestrowego w KRS lub EKD trzeba będzie dołączyć do wniosku w formie załączników.

Komunikacja

Przedsiębiorca starający się o dotacje musi przede wszystkim pamiętać o złożeniu podpisu na dokumentach. Chociaż kwalifikowany podpis elektroniczny nie jest niezbędny w działalności gospodarczej, warto go mieć. Jego posiadanie jest warunkiem złożenia wniosku aplikacyjnego drogą on-line.

Po wypełnieniu wniosku w generatorze należy go „zablokować” i wydrukować. Te osoby, które nie posiadają e-podpisu, mogą „zarejestrować” się w sposób tradycyjny tzn. wydrukować wszystkie dokumenty, podpisać i wysłać listem poleconym (ważne, aby było potwierdzenie nadania i odbioru) w ciągu 10 dni roboczych na adres odpowiedniej dla danego regionu RIF.

Dopełnienie wszystkich formalności wymaga rzetelności i cierpliwości. Z uwagi na to, że nie trzeba się już ścigać z innymi wnioskodawcami, przedsiębiorcy powinni w szczególności zwracać uwagę na jakość swojego projektu. Dotyczy to również przygotowania odpowiedniej dokumentacji, terminowego jej przedstawienie oraz komunikacji z urzędem.

Obowiązek zabezpieczenia środków niezbędnych do szybkiej i sprawnej wymiany informacji leży po stronie wnioskodawcy. Zgodnie z regulaminem, urzędnicy mogą kontaktować się z przedsiębiorcami za pomocą faxu lub poczty elektronicznej. Należy zatem zadbać o to, by urządzenia działały bez zarzutu, a adres mailowy był aktualny i w stałym użyciu.

Ma to olbrzymie znaczenie w świetle ewentualnych poprawek związanych z oceną formalną wniosku. Zgodnie z regulaminem, jeżeli ewentualne błędy czy nieścisłości nie będą miały „wielkiego znaczenia” z punktu widzenia sensu powodzenia projektu (np. niewielki błąd rachunkowy, błąd w nr PESEL itp.), to urzędnicy powiadomią przedsiębiorcę o konieczności naniesienia poprawki. Ma on na to pięć dni roboczych, licząc od następnego dnia, w którym go powiadomiono.

W tym czasie zostanie odblokowany wniosek online (na okres 5 dni), w którym trzeba nanieść poprawki. Jeżeli przedsiębiorca nie posiada e-podpisu, to musi jeszcze raz wydrukować odpowiedni dokument i podpisany wysłać na adres odpowiedniego RIF. Wnioskodawca nie może działać pochopnie, gdyż można wnieść tylko jedną poprawkę na każdy błąd, jaki wystąpi. Przykładowo, za krótki NIP można poprawić tylko raz).

Wstęp do kolejnego etapu

Pozytywna ocena formalna jest koniecznym warunkiem do przejścia dalej. W kolejnym etapie wniosek zostanie poddany ocenie merytorycznej. Wcześniej rozstrzygane są kwestie podpisów, ilości stron wniosku, terminów i innych, które mogą wydawać się nieważne z punktu widzenia tego, czego projekt dotyczy. Nie mniej, jeżeli chcemy otrzymać dofinansowanie ze środków publicznych, to musimy zaakceptować odgórne zasady.

Łukasz Piechowiak 
Bankier.pl 
l.piechowiak@firma.bankier.pl

powrót do listy aktualnościDotacje a podatki